業務の進め方 Service Workflow

「チャットワーク」というアプリケーションを利用しています。
We use an on-line communication service ”chatwork”.

テキストメッセージだけでなく、音声・ビデオによる会議も可能です。

画面上で資料やPCのスクリーンをシェアできるので、その場で資料を確認しながら打ち合わせができます。
職場、ご自宅、外出先…思い立ったその場でミーティング可能です。
その日の課題はその日のうちにクリアして明日の業務に備えましょう。

タスク管理機能もあります。
その日のうちに解決できなかった課題があっても、だれが、なにを、いつまでにすべきかをリスト化することで、失念による時間的・金銭的ロスを未然に防止できます。

This web based chatting tool handles audio and video conference as well as text messaging.
Besides, participants to the conference can exchange document files and share PC screens each other.
Such visualization would make our conference more productive and efficient.
As this service is available through mobile devices such as tablet and smart phone, we can have quick meeting anywhere we are but whenever we need.
Why don’t we clean up today’s issue by end of the day then get prepared for tomorrow?

“chatwork” renders task management function as well.
With this function, we can list up outstanding issues and monitor the progress such as what should be done by whom by when.
It would prevent us from lost of money (and time) as well as a lapse of memory.

クラウド上のストレージ・サービス（OneDrive、Dropbox、Googleドライブ）を利用します。
We will use cloud storage services such as “OneDrive“,”Dropbox“,”Google Drive”.

お客様ごとに共有フォルダーを作成し、そこで資料を一元管理します。
大容量のストレージドライブを使用しますので、メールに添付することができない大サイズのファイルでも迅速かつ安全に共有できます。

共有フォルダ内のファイルを直接更新できるので、更新のたびにファイルをメールで送信する手間も省けます。

I will create shared folders for each client, and manage the data files and scanned documents there in one unit.
Since it uses a large capacity storage drive, even large size files that can not be attached to e-mail can be shared quickly and safely.

As you can directly update the files in the shared folder, you do not have to bother re-sending the files every time you updated.

クラウドサービス（会計freee、MFクラウドなど）を利用します。
Should be done through accounting platforms on the cloud such as “freee“and “MF Clound“.

お客様に入力していただいたデータをクラウド上で共有し、私が事務所から内容を確認の上、適宜必要な作業をいたします。

定期訪問による帳簿チェックのように、データの出力・ファイリング、打ち合わせの場所・日時の調整などの事前準備に煩わされることもありません。

非クラウド型（PCにインストールされた）ソフトウェアをご利用中のお客様につきましては、CSVファイル等データファイルの提供をお願いしております。

I will access to the data you entered on the cloud and review them from my office then make changes as necessary.

By virtue of this operation, you will be no longer bothered by preparation for accountant’s regular visits such as data output / filing, scheduling and booking conference room etc..

For customers who are using non-cloud typesoftware (installed in PC) , I will request data provision in CSV files.

電子申告（e-Tax, eLTAX）により行います。
We will use the governments’ electronic filing platform “e-Tax” and “eLTAX“.

電子申告を利用すれば、税務署等への申告書の郵送・持参の手間から解放されます。
送信したデータを手元に残せば、紙の「控え」を保管する必要もありません。
また、申告期限前なら何度でもデータ修正が可能なので、申告期限間際に変更事項が生じても臨機応変に対応できます。
電子申告に必要なお客様のID取得申請も代行いたします。

The e-filing will release you from the burden of mailing or delivering the tax return form to the tax office etc.
You do not need to keep a “copy” of the paper since the data at your hand and sent to the tax authorities are identical and both are regarded as the original.
Also, since data can be modified any number of times before the filing due date, we can make necessary changes till the last minute.
This flexibility would contribute to accuracy of your tax reporting and peace of our mind.
I can arrange tax ID application necessary for e-filing.

これらの業務に使用するクラウドサービスの導入についてもお手伝いいたします。
I will help you introduce the above services to facilitate my service provision.

会計ソフトについては、お客様にライセンスを取得していただく必要がありますので、利用料をご負担いただくことになります。
チャットワーク、クラウドストレージについては、基本的にベンダーが提供する無償サービスの範囲内で足りると考えていますが、使用する機能やストレージの容量によっては有償サービスのご利用をお願いすることになります。

作業環境をクラウドや電子申告に移すにあたって、アプリの導入・初期設定などが面倒だとお考えの方も多いかと思います。
しかし、一度ルーティン業務をデジタル化してしまえば、バックオフィス業務に要する時間と労力を削減できるメリットを継続的に享受できるのです。

As for accounting software, you will have to obtain a license, so you need to bear usage fee.
I expect your usage of “chatwork” and cloud storage services are basically within the range of free service provided by vendors, but depending on the function and storage capacity, you may need to subscribe paid services.

In transferring the working environment to the cloud or electronic filing, you may face some difficulties.
Some of you may think that introduction of the application and initial setting etc are troublesome.
However, once digitalization of your routine tasks had been completed, you can continuously enjoy the benefits of reducing the time and effort required for back office operations.

ぜひとも、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
By all means, thank you for your consideration.