Takashi Yamaguchi, English Speaking Japanese Tax Accountant
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クラウド会計のススメ

ヤマグチ自身もクラウド会計を使っております。
便利です。楽です。
ゆえにお客様にも強くおすすめしております。
今回はクラウド会計が従来型の会計ソフトとどう違うか、どう便利で楽なのかについてお話させていただきます。

クラウド会計とは

そもそも「クラウド会計」とは何でしょう?
従来型の会計ソフトはCDやDVDといったメディア(記録媒体)に入っているプログラムをPCにインストールして使用します。
ソフトによってはメディアを使わずインターネット上からプログラムをダウンロードして、それをPCにインストールするものもあります。
いずれにしても従来型はPCにインストールしたプログラムを働かせる仕組みなので、プログラムを動かしデータを保存する場所、すなわち「仕事場」はユーザーのPCになります。

プログラムのバージョンアップもユーザーが行う必要があります。

これに対してクラウド会計は、ユーザーのPCではなく、ベンダーのサーバーを仕事場にします。
ユーザーのPCにはプログラムはありません。
仕事に必要なデータはインターネットを通じてベンダーのサーバーにアップロードします。
プログラムのバージョンアップはベンダー側がしてくれます。

PCを使って動画をみる場合に例えると、動画が記録されたメディアを自分のPCで再生して視聴するのが「従来型」、インターネットの動画配信サイトにいってストーリーミングで視聴するのが「クラウド型」です。
同じ動画をみていても、再生されるデータの置き場所や再生するという作業をしている場所が違うのです。

技術的・管理上のメリット

クラウド会計の技術上のメリットは、自分のPCなどに障害が生じてもデータが保護されることです。

もちろん、データが保存されているベンダー側のサーバーがダメージを受ければ全部パーになってしまうリスクはありますが、しっかりしたベンダーであれば、データーのバックアップやサーバーのフェイル・セーフ(安全措置)はできてますから、まず心配いりません。

管理上のメリットは、常に最新のプログラムが利用できることです。
税務申告もハンドルできる会計ソフトの場合、税制改正にあわせてバージョンアップが必要になります。
従来型会計ソフトではユーザーがバージョンアップしない限り改正前のルールで申告額を計算してしまいますから、ユーザーは間違った申告をすることになります。
クラウド会計の場合は毎年の税制改正に合わせてベンダーがプログラムを更新しますから、ユーザーは常に最新の税法に従った申告ができます。

また、PCを買い替えたときにも、データ移管作業なしにすぐ使えるというメリットもあります。
データはすべてベンダーのサーバー上にあって、ユーザーはどのPCからでもブラウザー越しにデータを見に行ける仕組みになっているからです。
何かのはずみに今使っているPCが壊れても、代わりのPCがあればすぐ作業を再開できるのです。

デメリットは?

まず、タダでは使えません。
お試し無料プランもありますが、使用できる期間や入力できるデータ件数が制限されるので本格的に利用するなら年額または月額で一定の利用料を払い続ける必要があります。
買取型のソフトではありませんから、いつまで払っても自分のものになりません。
もっとも、従来型ソフトでもバージョンアップに費用がかかるのが通常なので、初期ライセンス料と事後のバージョンアップ費用をトータルするとそれなりのコストになると思います。

コスト面でどちらが有利かはわかりません。

つぎに、パフォーマンスはインターネット環境に依存します。
ブロードバンド回線は必須です。
ベンダーによってはサーバーにアクセスが集中すると処理スピードが極端に落ちることもあるようです。
従来型でサクサク動いていたのに、クラウド会計にしたらノロノロということがあるかもしれません。
ヤマグチは会計freeeとMFクラウド会計を併用していますが、どちらもストレスなく使えます。
ちなみに、通信環境は光インターネット(さっき実測したところ、下り約90Mbps/上り約95Mbps)です。
ハードウェアのスペック(Windows10+Intel Core i5+8Gメモリー)が貢献している部分もあるのかもしれません。

インターネットバンキングとの連動で威力を発揮

クラウド会計の特徴はインターネットバンキングを利用したデータの取り込みです。
登録した預金口座の入出金記録を自動また手動でクラウド上のサーバーにアップロードできます。
自動処理させれば定期的に取引記録を取り込んで、「取り込み済みデータのうち○○件が未処理です」といったお知らせが画面上表示され、手処理を促します。
この「お知らせ」はメールでスマホ・携帯に送信することもできますから、いちいちアプリを立ち上げて表示を確認する必要もありません。
こうしたインターネットバンキングとの連動によって、すくなくとも、取引日、入出金額を手で入力する作業は省略できます。
取引の摘要欄のデータも取り込まれます。
それを見て取引内容を判断して、計上すべき勘定科目を入力すれば、それが仕訳として登録されます。
銀行に行って、通帳記入して、持ち帰った通帳をみながらPCに入力、もれがないかデータと通帳を突き合わせてチェックする・・・といった作業はなくなります。

クレジットカードと連動させるとさらに便利

同様のデータ取り込みは、VISA,MASTER,JCBといったメジャーなクレジットカード会社のウェブサービスの利用明細からも可能です。
これまで現金で支払っていた経費をカード払いに変えると、利用明細で全部取り込めます。
必要経費にならない個人利用分をはじく作業が必要ですが、クラウド会計に登録するカードは個人用に利用しないというルールで運用すれば、その手間は省けます。

使えば使うほど学習するから楽になる

使い始めのうちは、インターネットから取り込んだデータを人間がみて勘定科目や消費税の有無を指定するなど、一定の作業が必要です。
クラウド会計にはAIが組み込まれていて、人間の作業を観察して学習します。
その後似たようなデータが取り込まれると過去の学習をもとに「勘定科目はこれですか?」という推測表示をします。
それが当たっていれば、人間が登録ボタンをクリックするだけで、仕訳として登録されます。
違っていれば人間が勘定科目を指定します。
AIはそれをみて取引パターンを記憶します。

毎月決まった額を決まった相手先に支払うような取引はすぐ覚えます。

スキャナーを使えばレシート・領収書等の証憑(しょうひょう)をクラウド会計に取り込むことができます。
取り込んだ証憑をクラウド会計に「読ませる」と、インターネットバンキングとの連動と同様にAIが取引日、勘定科目、金額などを推測表示します。
証憑のフォーマットによってはかなりの高精度で推測できることもあれば、まったく大外れ(金額すら読み取れない)こともあります。
これも学習の機会と期間によって精度が上がってくると思います。

どの項目を優先して推測させるか、指定した項目が完全一致するまで推測させないなど、AIを働かせるルールも決められます。
私の経験では、2~3か月くらい使い続けると学習効果が如実にあらわれ、「AIやるな!」という感じがしました。

レシートと仕訳のひもつけも一目瞭然

取り込んだ証憑は個々の仕訳データへの添付ファイルとしてひもつけできます。
添付ファイルの有無は仕訳一覧で簡単にチェックできますから、領収書の管理に役立ちます。
この機能は税務調査のときにも大いに役立ちます。
ここまで仕訳と証憑のデータひもつけができれば、スキャン後の証憑の原紙はとりあえず無くさないように紙袋やクリアファイルに入れとくだけで十分でしょう。
ただし、調査のときには原紙の提出を求められますから、捨てちゃだめです。
クラウド会計が付番した仕訳番号を原紙に書き込み、その順番にファイルしておけば完璧です。

スマホがあるとさらに便利

ベンダーによりますが、スマホから操作・作業できるクラウド会計もあります。
会計freeeはスマホ対応です。

電車で移動中、家のソファでまったりしながら、布団にはいったものの寝付けないときなど、ちょっとしたスキマ時間で、AIが推測したデータをスマホからチェックして登録できます。

レシートをスマホで撮影すれば、スキャナーなしでも証憑を取り込めます。

何か経費を支払ってレシートをもらったら、その場でレシートを撮影することをおすすめします。
自分が忘れてもクラウド会計は覚えていますから、処理もれ、精算もれをなくせます。
私も「レシートもろたらすぐ撮影」を習慣にしています。
スタバなどのカフェで打ち合わせをしてレシートをもらったらすぐ撮影。

打ち合わせが終わって事務所へ戻る電車の中で仕訳登録まで済ませます。

 

クラウド会計の便利さをお伝えできたでしょうか?
ここまでお話したのは経理業務の効率化というメリットです。
次回は、効率化することで生まれる付加価値についてお話したいと思います。

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