Takashi Yamaguchi, English Speaking Japanese Tax Accountant
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どう使う?クラウド会計

経理事務の多くは、預金通帳、請求書、レシートなど媒体(おおくは紙ベース)を人が見ながらキーボードをたたいて会計システムに入力することから始まります。
クラウド会計の最大のメリットは、こうしたデータ入力作業の省力化です。
銀行口座取引明細、クレジットカードの利用明細、レジの売上明細などの外部データをインターネット経由で取り込むことで入力の手間を省けます。
もっとも、取り込んだ外部データからスムーズに経理処理を行うには、それなりに準備が必要です。

銀行口座の登録

ネットバンキングを介して銀行口座の取引明細を定期的にクラウド会計に取り込むように設定します。
預金通帳と同様に、取引日、取引先、入出金額、残高をクラウド会計上で確認することができます。
表示されている入出金額の内容を見て、適当な勘定科目や消費税率を指定するだけで仕訳が作成されます。
通帳を見ながら一件づつ入出金を入力する必要はありません。
繰り返し似た入出金があると、クラウド会計側のAIが過去の仕訳履歴から勘定科目等を推測して候補を表示するようになってきます。

(事前準備)
個人口座と事業用口座を使い分け、クラウド会計にデータ連携させるのは事業用口座だけにしましょう。
連携させた口座が個人用も兼ねていると、取り込んだデータをを事業用とプライベート用に区別する手間が残ります。

クレジットカードの登録

カード利用代金は定期的に指定の預金口座から引き落とされますが、預金データ側からはカードの利用内容はわかりませんから、預金データだけでは経理処理(経費科目の指定など)はできません。
しかし、カード利用明細をデータ形式で取り込むように設定しておけば、取引日、取引先、利用額をクラウド会計上で確認できるようになります。
手元のレシート等でと照合して勘定科目を指定すれば仕訳を作成できます。
カード利用データから作成された経費仕訳はカード会社に対する未払金として計上されます(MFクラウド会計、freeeの場合)。
登録された銀行口座が決済口座になっていれば、毎月の引き落とし時の仕訳(借方:未払金/貸方:預金)も自動で作成されます。

(事前準備)
銀行口座の場合と同じく、事業用のカードだけデータ連携させるほうが効率的です。
せっかく連動させても銀行口座からの引き落とし額が公私混同だと事業用とその他(役員貸付金、事業主勘定など)に区別する手間が残ります。登録している銀行口座と毎月のカード利用代金の引き落としをうまく連動させるためにも、事業専用カードを使った方が良いと思います。
起業間もない方だと事業用カードを作りにくいということもあるかもしれませんが、freeeさんがそのような方向けのカードを用意しています

証憑登録

クラウド会計で作成した仕訳には関連する電子ファイルを添付できます。
請求書、レシートなど各仕訳の証憑となる書類を電子ファイル化して添付すると、あとで仕訳をチェックする際にとても便利です。

(事前準備)
スキャナーがあると便利です。
機種によってはスキャンした画像ファイルを直接クラウド会計へアップロードできます
なお、証憑を一般的なスキャナーで電子化しても、原本の保管は必要です(7年間)。
不正防止の観点からも、証憑の原本は必ず経理が集めて一元管理する体制も整えておきましょう。

売上管理・取引先登録

クラウド会計によっては、見積書作成→請求書作成→売上計上→入金処理→領収書作成を一元管理できる機能があります。
見積書をもとに請求書・領収書を作成できるので効率的です。
作成した請求書等は取引先にメールで送信可能です。
請求書発行時に自動で売上を計上し、登録した銀行口座に入金があれば入金処理(売掛金の消し込み)も自動化できます。
請求先が取引先として登録され、売上、売掛金等を取引先ごとに把握できるようになります。

(事前準備)
営業担当など取引先との窓口となる方にクラウド会計へのアクセス権を付与しておくとよいでしょう。
経理外の方がアクセスできるデータ・機能を制限することもできますから、営業部門にも制限付きでアクセスを開放して取引先データを効率的に集めることができます。

経費精算

経費精算書の作成・提出を電子化することで経理処理を省力化できます。
経費精算システムと連携させれば、社員がスマホで撮影したレシートをもとに経費精算手続きが可能です。
紙ベースの精算書とレシートを見ながら経理がデータ入力する手間を減らせます。
もっとも、不正防止のためにレシート原本と画像データの照合は欠かせませんが、申請受付→承認→経費計上→従業員の銀行口座に振込みのフローをペーパーレスで行えます。

(事前準備)
従業員の立替経費精算にスマホを利用しますので、専用アプリのインストールが必須です。
撮影後にレシート原本を経理に送付するルールの徹底も必要です。

給与計算

勤怠管理システム、給与計算システムと連携させれば、時間外手当を自動計算します。
パート・アルバイトなど時給ベースの給与計算も簡単になります。
また、スマホを活用して入退社時、年末調整に必要な個人情報を収集することもできます。
さらに、人件費(給与、社保、源泉所得税、住民税の特別徴収)の仕訳を自動で計上できます。
もちろん、各個人の口座への給与振り込みも自動で行えます。

(事前準備)
勤怠管理システム、給与計算システムの導入が必要です。
給与計算システムは各クラウド会計にオプション機能として用意されています。
勤怠管理システムは各クラウド会計が提携している別のベンダーのものを利用することになります。
また、従業員のスマホに専用アプリをインストールする必要があります。

レポートの共有

会計帳簿(試算表、総勘定元帳、仕訳帳)だけでなく各種レポートも自動作成されます。
クラウド会計へのアクセス権があればPC・スマホから直接レポートを見に行けます。
いちいち経理がレポートを送付する手間を減らせます。

税理士との情報共有

税理士にアクセス件を与えておけば、税理士が会計帳簿を直接チェックできます。
税理士からの資料請求と、その対応の手間を省けます。
また、仕訳単位にコメントを付すことで、税理士・ユーザー間の質疑応答が簡単にできます。

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せっかく導入したクラウド会計…普通の会計ソフトと同じ使い方をしてはもったいないです。
うまく活用するコツは、集めたツール(歯車)の組み合わせです。

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