Takashi Yamaguchi, English Speaking Japanese Tax Accountant
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クラウド会計の先にあるもの

前回はクラウド会計の便利な使い方をご紹介しました。
「便利になった!楽になった!」だけでもハッピーですが、それだけで終わらせてはもったいないです。
今回は、さらなるメリットを引き出すクラウド会計の使い方についてお話しさせていただきます。

現物と帳簿

本題に入る前に「現物」と「帳簿」の関係についてちょっと触れさせてください。

複式簿記の原理で帳簿をつけていくと、帳簿にいろいろな勘定科目の残高が積みあがっていきます。
例えば、ある時点(X1)でAさんのお店のレジに現金が15万円あったとします。
翌日(X2)に銀行にいって預金口座を開設し、レジから現金10万円を預金したとします。
さらに翌日(X3)、お店の商品が現金2万円で売れたとします。
さて、X3の時点でのレジの現金の残高と、銀行口座の残高はそれぞれいくらになるでしょう?
現金は15-10+2=7万円、口座は10万円ですね。
これらは「現物」の残高です。
現金の現物の残高はレジのお金を数えればわかります。
口座の現物の残高は銀行で通帳記入するか残高照会すればわかりますね。

では、「帳簿」上の残高はいくらになるでしょう?
それはAさんが帳簿をつけた結果でしかありません。
仮にAさんがX1の時点までしか帳簿をつけていなければ、帳簿上の「現金」残高は15万円のままです。
X2の時点までしかつけていなければ、5万円です。
X3の時点までしっかり帳簿をつけて初めて現金の「現物」の残高と「帳簿」上の残高が一致するのです。
同様の理屈で、銀行口座の「現物」残と預金の「帳簿」残高が一致するかどうかも、Aさんがリアルタイムで経理処理をしたかどうかにかかってくるのです。

いいかえれば、現物残は現実におこった取引の結果(真実)です。
一方、帳簿残高は取引の結果を人為的に再現した結果(記録)といえます。
記録が正確なら、記録を見た人は真実をみたことに等しいですね。
記録が間違っていたり、遅れていれば、それを見た人が今現在の真実を知ることはできません。

決算とは一定期間の「記録」を「真実」に近づける手続のようなものです。
途中で「記録」をさぼっていれば、取引の履歴を調べて「真実」を示せるように「記録」をアップデートしなければなりません。
レジの現金の現物残(真実)が帳簿残高(記録)と合わなければ、「記録」し忘れていた売上や預金の預け入れ、あるいは経費の支払いといった「真実」を調べることになります。

時間が経てばたつほど真実を調べるのは困難になります。
真実がわからなければ「記録」をアップデートできません。
つまり、決算が大変になるということです。

リアルタイム処理で実際の残高が見える

前回お話したように、クラウド会計をうまく利用すれば、預金口座やクレジットカードの取引履歴をそのまま帳簿に取り込めます。
人間がさぼっても、大量の取引データを自動的に帳簿に記録させることができるのです。
クラウド会計の種類によってはレジの入出金記録や、従業金の経費精算記録を取り込めるものもあります。
このように、いろいろな外部データと連動させることで、経理処理の手間が省けるだけでなく、帳簿(記録)と現物(真実)の突合が簡単になります。

これによって、決算が楽になります。

頻繁にデータ連動させることで、リアルタイムに帳簿を更新することができますから、より真実に近い帳簿残高を見ることができます。
これによって、各勘定科目の残高の推移を頻繁にチェックできますから、現時点での実績と事業計画・予算を比較したり、現時点での現預金の残高で近い将来の資金需要をまかなえるかなど資金計画に必要な情報を得ることができます。

よく「前年と比較してどうだったか」という分析を聞きますが、もっと短いサイクルで帳簿残高を把握できれば、「前月と比較して何が大きく変わったか」とか「先週の同じ曜日にどの商品が一番売れたか」とかきめ細かい情報が得られます。
それに合わせて「もっと現金売上を増やすため今月は利益をけずってでもセールをやろう」とか「今週は○○を多めに仕入れておこう」といったきめ細かい経営判断ができるようになります。

一昔前なら、ここまでリアルタイムな情報を得るにはそうとう経理にがんばってもらう必要がありました。
クラウド会計のデータ連動機能をフル活用すれば日時決算も夢ではありません。
また、税理士等の外部専門家にリアルタイムな帳簿を頻繁に提供することで、決算時に集中しがちな作業を平準化したり、期末の納税資金の予測、課税上の制度選択の判断などを年の途中で行うことができます。
このようにリアルタイムな情報をもとにいろいろ先手を打ちやすくなるのもクラウド会計のメリットです。

「浮いた時間」でみんなで「いろんなこと」をしよう

クラウド会計によって省力化できる業務は「過去」の「記録」までです。
「将来」の「予測」や「計画」は人間が考える仕事として残ります。
また、「判断」も人間だけができる仕事です。
クラウド会計はAIを使っていろいろ「推測」を提示してくれますが、それが正しいかどうかは人が判断しなければなりません。
よほど単純な取引パターンでないかぎりAIだけで経理業務が完結することはないでしょう。
クラウド会計の利用によって生まれた人的・時間的余裕をこうした人でなければできない仕事に振り向けましょう。
それによって、より精度の高い「予測」「計画」「判断」ができます。

AIと人間のコラボがあって初めてクラウド会計をフル活用できるとお考え下さい。

最後に強調したいのは、「浮いた時間」を有効に利用していただきたいという点です。
省力化できたからといって単純に社員を減らすとか、給料を減らすとかという方向ではなく、これまで忙しすぎて疲弊していた人や組織を元気にしてあげたり、後回しにしてきたことや新しい試みにチャレンジしていただきたいのです。
日本の中小企業の労働生産性は大企業の半分以下と最近聞きました。
中小企業のバックオフィス業務の合理化がすすめば、労働生産性は大幅にアップするはずです。
クラウド会計はバックオフィス業務の合理化の強力なツールとなると信じています。

うまく活用していただきたいです。
私にもそのお手伝いをさせてください。

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