Takashi Yamaguchi, English Speaking Japanese Tax Accountant
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最新スキャナーすごいです!

先週新しいスキャナーが届きました。
これがすごいヤツで、おったまげてしまいました。

ScanSnap iX1500

購入したのはFujitsu-PFU製のScanSnap iX1500です。
先月(2018年10月)に6年ぶりにリリースされた新型です。
カバーを開けると自動的に起動します。

ちなみに、これまでは複合機(ブラザーMFC-J893N)でスキャンしてました。
プリンター・ファックス・スキャナー・コピーの4役をこなしてくれる便利なデバイスなのですが、両面同時スキャンができないのが難点でした。

クラウド会計に直接アップロード!

ScanSnapのウリはクラウドサービスとの連携です。
スキャンした文書をPCなどを介さず直接クラウド会計(freeeMFクラウド弥生会計)にアップロードできます。
さっそく、手元のあった「くすりの福太郎」「スターバックス」「マクドナルド」のレシートを読ませてみます。
いずれも大きさ、表示内容もバラバラです。

ScanSnapはハードウェアも優秀とききます。
異なるサイズのレシート3枚をちゃんとフィードできるかみてみましょう。

用紙トレーにレシートをおおざっぱにそろえてセットします。
クラウド会計に直接アップロードするにはインターネット接続と初期設定が必要です。
初期設定はPC・スマホから簡単にできます。
設定後はPC・スマホがなくても、スキャンしたデータが直接クラウド会計に飛んでいきます。

私は会計freeeを使っています。
パネルで「レシートをfreeeに送る」を選んでScanボタンをタップします。

読み込みは速攻で終わりました。ブラザー君とは比較になりません。
おまけにサイズがばらばらでもジャムることなくスムーズにフィードしました。

さあ、ちゃんと読み込めてるかな?freee側で確認してみます。
ファイルボックスにレシートが届いているはずです。

おおっ!ちゃんと3枚届いてる。
どれも真っすぐにスキャンできてますね。
金額もしっかりfreee側で認識できてます。
これはいいっ!

AIの進歩を実感!

クラウド会計との相性がよく、原稿さばきもうまく、なかなか優秀ですが、ScanSnapの真価はそのソフトウェアにあります。
付属アプリ「ScanSnap Home」でスキャナーの設定を変更できるようになっており、アップロード先やクラウドサービスとの連携もこのアプリで設定します。スマホにインストールして操作することもできます。

ScanSnap本体とアプリにはAIが組み込まれており、読み込んだ原稿の種類や、数字の意味などを推知する機能が備わっています。
例えば、標準で設定されている「おまかせスキャン」というモードで原稿を読み込むと、自動的に「文書」「レシート」「写真」「名刺」の4種類を判定しながらスキャンしてくれます。

試しに文書と文書の間にレシートをはさんでスキャンさせたところ、ちゃんと区別して文書はPDFに、レシートはJPGにとファイルを分けて保存してくれました。
しかも、原稿の内容からファイル名も自動で変更してくれます。
先ほどのレシートも、当初はスキャンした年月日と枝番でファイル名が付いていましたが、15~30秒ほどでレシートの日付と店名の組み合わせのファイル名に自動変換されています。


「福太郎」に時間がかかったのはレシートが長いせいかもしれません。

これは最強のタッグです!

こうした賢いスキャナーがあると、経理業務、というより、経理の前段階の準備作業が楽になります。
日々溜まっていく証憑(レシート、請求書など)をさばききれず、帳簿の記帳が追い付かないという方にはオススメです。

税理士に記帳代行を依頼するにしても、証憑類を整理して会計事務所に送るか、取りに来てもらう必要があります。
その手間を省くため、私は、お客様に証憑類をPDFやJPGファイルにスキャンし、クラウド上の共有フォルダーをアップロードしていただくようお願いしております。
その資料をこちらでダウンロードして経理処理・申告作業を行うだけでも、お客様と私の両方の時間とコストを大幅にセーブできます。
これだけでもいいのですが、税務調査のことを考えると、スキャンした証憑のファイル名を「支払日、支払先」などに一件づつ書き換えておいた方が、後々現物や会計帳簿と照合する際に役にたちます。
この作業をRPAを使って自動化できそうな気もするのですが、いろんな形式のレシートに対応するにはAIも活用しなければ無理でしょう。

「おまかせスキャン」を使えばその作業自体が不要になります。
実は記帳代行を請け負っている会計事務所などの作業時間の大半は、こうした「経理の前段階の準備作業」に費やされており、その手間が報酬に反映されているのです。
「準備作業」を減らして「本業」に使える時間が増えることは、会計事務所にとってもありがたいことです。

ヤマグチは今年5月の開業当初から「クラウドサービス活用で税理士との付き合い方変えてみませんか?」と多くの方に呼びかけ続けておりますが、さらに付け加えさせていただきます。
クラウド会計と賢いスキャナーで「らくちん経理」を実現しましょう!
これは最強のタッグです。

***

税理士会から郵便で資料がどっさり届きました。

まだまだ「紙」派の先生方が大半を占める組織ですから、やむを得ないという気もしますが、紙と時間とコストがもったいないです。
さっそくScanSnap iX1500の高速同時両面スキャンですべてPDFにしました。
スキャンし終わった紙はシュレッダーして資源ごみに出します。スッキリ。

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